تعد رسائل البريد الإلكتروني أمراً أساسياً هذه الأيام كالأكل والشرب، كما أنها تشكل جزءاً كبيراً من تواصلنا اليومي، فوفقا لما ورد في "ستاتيستا" "Statista"، تُرسل نحو 300 مليار رسالة حول العالم كل يوم، أي بمعدل 121 رسالة لكل واحدٍ منا باليوم الواحد، ومع ذلك فإننا نرسلها ونقرأها دون أدنى تفكير. فهي لا تزال ضرورية؛ ففي بعض الحالات لا نستطيع استبدالها باجتماعٍ قصيرٍ أو مكالمةٍ هاتفية، فما يميزها قدرتنا على قراءتها في أي وقت، وأن يقرأ نفس الموضوع مجموعة من الأشخاص في آنٍ واحد. أظهرت دراسة أجرتها ميكروسوفت على مليون رسالة، أن معدل 28 % من وقت الموظف يقضى على رسائل البريد الإلكتروني.

وبمعرفة مدى أهمية رسائل البريد الإلكتروني، هل سبق لك أن أرشدك أحد على كتابتها؟

لقد كرستُ آخر 25 سنه من عمري في التعلم والتعليم، وتدربت في الكشافة والجيش الإسرائيلي، وأدرّس الآن إدارة أعمال في إحدى الجامعات الألمانية. ومثل أي شخص فأنا أستقبل وأرسل نصوص ورسائل عبر البريد الإلكتروني، وكان هدف أغلبها لتبقيني على تواصل مع العملاء والمتعاونين والطلاب حول العالم. قررنا أنا وطلابي أن نحسن رسائلنا، ونرى الجيد منها وغير الجيد. اكتشفنا بعد التحليل أمور بسيطة تجعل من رسائلك جميلة وتُقرأ أكثر من غيرها، وتكون كتابتها ممتعة، ولا تأخذ من وقتك الكثير. وهي:

١.​ كوّن انطباع جيد.

موضوع الرسالة هو فرصتك لتكوين انطباع أولي جيد للمستلم. بناءً على البحث الحالي، لابد للموضوع أن يكون قصيراً ومباشراً ويبين معرفتك للمستلم حتى يؤثر.

عرضت على 300 شخص مواضيع الرسائل هذه وسألتهم أي واحدةٍ ستفتحها أولاً؟ هل لك أن تتوقع ما الذي اختاروه؟

أ.​بيان 10-31-2020

ب.​رسالة ترحيبية

ج.​الاجتماع غداً، آمل الرد

د.​مرحبا

ه.​افتقدتك، كيف كانت جمعتك؟

إذا اخترت ج، فأنت على صواب، قد اختاره الأغلب بنسبة 47 %، يأتي بعده د بنسبة 20% من الأصوات.

٢.​ أضف مزيداً من الأحاسيس والأسلوب الشيق.

رسائلنا الإلكترونية مكتوبة بالأسود والأبيض، لذا تبدو مملةً نوعاً ما، فإرسال أفكارك عبر البريد الإلكتروني كالتحدث دون استخدام جسمك أو صوتك أو وجهك، لذا كيف يمكننا إضافة بعض الميزات والأهم الأحاسيس فيها؟ يمكننا ذلك باستخدام مختلف علامات الترقيم والأيقونات التعبيرية، كمثال: الجملة التالية كُتبت بثلاث طرق مختلفة، ما التي تراها جذابةً أكثر؟

أحب أن أسمي علامات الترقيم والأيقونات التعبيرية بـ (لغة الجسد الرقمية)، والتي نحتاجها بشدة لتبين من نحن حتى لو كنا نكتب رسالة إلكترونية فقط، أضف صوراً في حال أردت الزيادة، وهذا ما أفعله أنا غالباً.

هل يجب عليك دائماً إضافة الأيقونات والصور؟ بالطبع لا.

تخيل أن لغة الجسد الرقمية مثل التوابل التي تضيفها إلى وصفة البريد الإلكتروني، التي تعتمد على الثقافة والمكان والبيئة، فقد تحتاج إلى إضافة بعض الكاري والصلصة الحارة وقد لا تحتاج إلى ذلك أبداً.

٣. ​اختصر رسالتك.

أظهرت أبحاث من جامعة نيويورك ومعهد ماساتشوستس للتكنولوجيا وجامعة بوسطن، أن الكثير من رسائل البريد الإلكتروني لا تُقرأ، بل مجرد لمحة سريعة أو تحذف بكل بساطة. ويبدو أنه مع كل زيادة كلمة عن أول 40 كلمة، تفقد الفرصة بالرد عليك؛ لذا كن موجزاً قدر الإمكان، واجعلها بطول التغريدة أو 280 حرف.

قد تقول لنفسك الآن:(لا أستطيع بأي حالٍ من الأحوال أن أجعل رسالتي -ملاحظات الاجتماع أو أيّ كانت-قصيرة إلى هذا الحد!)

أنت محق، لكن الجزء الذي تريد فيه السؤال عن شيء أو الحصول على شيء هو من يختصر، مع إضافة ملاحظات الاجتماع مثلاً كمرفق.

٤.​ استخدام الأسماء باللحظات الحرجة.

تخيل أنك تعرف كلمة سحرية تكتبها في رسالتك الإلكترونية وتجذب انتباه كل شخص في العالم.

يبدو أنك تعرف ما أقصد! نعم، إنه اسم الشخص الذي تكتب له الرسالة.

كتب ديل كارنيجي ذات مرة: "اسم الشخص هو أهم وأجمل صوت بالنسبة له في جميع لغات العالم." كتب ذلك قبل نحو 100 عام، ولا زالت كلماته سارية حتى اليوم.

أغلبنا يملك نرجسيةً داخله، فعندما تستخدم اسم الشخص في اللحظات الحرجة، سترتفع نسبة الرد عليك، على سبيل المثال: عندما تقدم طلب ضروري في رسالتك الإلكترونية، ابدأ باسم المستلم. كما أظهرت الدراسات أيضاً، أن ذكر اسم شخص يعرفه المستلم يؤدي إلى نفس النتيجة.

لكن تذكر! هناك طريقة يفسد فيها اسم الشخص رسالتك الإلكترونية تماماً؛ وهي إذا أخطأت في كتابة اسمه، ستذهب حينها كل الأفكار التي في رسالتك هباءً منثورا.

متأكد أنا الآن من أن البعض ممن يقرأ هذا سيقول: إذاً لا توجد رسالة إلكترونية مثالية!، وهم على حق. فكل بريد إلكتروني يختلف عن الآخر، لكن المعظم يشترك بأمرين: الأول أن تريد شيء من شخص ما، والأمر الثاني أن هذا الشخص هو إنسان بالنهاية . وبسبب هذان الأمران، ستفيد مقالتي التي طرحتها حتماً.

ما يهم الآن هي النصائح ، فعندك قائمة الآن من النصائح المقترحة لتحسين رسائل البريد الإلكتروني، تأكد من استخدامها بالطريقة الصحيحة.

من الآن فصاعداً، حاول الابتعاد عن كتابة رسائل البريد الإلكتروني الهامة بطريقة روتينية ودون تفكير، بل تخيل الشخص الذي تكتب له وأضف توابل الرسالة على ذوقه باستخدام مكوناتك.

٥.​استغل قوة وبقاء الانطباع الأخير.

وصلنا إلى آخر نقطة، تذكر كيف ينتظر ستيف جوبز دائماً حتى نهاية عرضة ليتباهى بأروع منتجاته التي عرضها، و هو يقول دائماً: “وشي آخر أيضاً “، وبصوتٍ عالٍ يخرج آيفون جديد من جيبه.

لماذا لا تستخدم هذا التكتيك أيضا؟ إذا كان لديك أمراً مهماً تريد قوله، أو أمراً ضرورياً تحتاجه من المستلم، أو أمراً محرجاً، ضعه في الهامش.

هذا هو الانطباع الأخير والغير مشهور مثل الانطباع الأول، لكنه يمكن أن يكون الشيء الوحيد الذي يعلق بذهن القارئ في حين نسيان ما تبقى.

المصدر :

 https://ideas.ted.com/5-tips-to-writing-emails-that-will-always-get-you-a-reply/