هل أنت جديد في مجال الترجمة؟ اطّلع على هذه الـ ٧ نصائح للمصنعين لتنفيذ عملية التخطيط الداخلي بفعالية
ترجمة: زهراء علي
تدقيق: آلاء الحازمي
مدة القراءة: ٦ دقائق
غالبًا ما يواجه المصنعون الذين باتوا يحتاجون إلى خدمات الترجمة صعوبة في إيجادها لإدارة وإنشاء عملية التخطيط الداخلي. والقصور في عملية التخطيط يؤدي إلى عدم كفاءة الجهود وازدواجيتها مما ينتج عنه صعوبة في الحصول على ترجمة المستندات أو الوثائق المهمة بدقة وبالوقت المناسب.
وفيما يلي نذكر لكم ٧عوامل يجب مراعاتها عند تقييم نوع عملية التخطيط الداخلي من أجل شراء خدمات الترجمة والتي قد تعمل بشكلٍ فعال مع شركتك.
١. خذ بعين الاعتبار حجم وهيكل شركتك
في الشركات الصغيرة، غالبًا ما تقع مسؤولية ترجمة المستند على عاتق رئيس القسم أو الموظفين الإداريين. أما الشركات الكبيرة، قد تقع فيها المسؤولية على عاتق أفراد القسم المحتاج لهذه الخدمة على سبيل المثال قسم (المبيعات أو الهندسة...إلخ) أو على مجموعة مركزية مكلّفة بهذه المهمّة. أيضًا قم بتقييم كيفية عمل شركتك وفكر في نوع عملية التخطيط الأكثر منطقية ومناسبة لها بالنظر إلى حجم وهيكل الشركة.
٢. توقع الأقسام التي من المرجح أن تحتاج إلى خدمات الترجمة
ربما ستذهب فرق المبيعات أو التسويق إلى معرض تجاري دولي في غضون أشهر. إذا حدث ذلك، فيجب عليك معرفة ما إذا كانوا سيحتاجون ترجمة كتيبات المنتج أو غيرها من الموارد والمنتجات للمؤتمر في الوقت المناسب.
٣. اثبِت ملكية عملية تخطيط الترجمة
بعد التفكير في الخطوتين الأولى و الثانية أعلاه، حدد الأفراد الذين يجب أن يقوموا بعملية الترجمة داخل شركتك. ثم حدد ما إذا كان الأمر مرتبط بإدارات أو أقسام إدارية معينة، بعد ذلك حدد الأشخاص الأساسيين الذين يجب أن يتعاملوا مع احتياجات الترجمة في حال ظهورها. كذلك قم بتوجيه الأشخاص المعنيين إلى الإتصال مع الآخرين داخل الشركة. سيؤدي تعيين أشخاص معينين "مترجمين" للترجمة إلى الحد من ظهور مشكلة أو التباس في أي وقت يحتاج فيه مستند جديد إلى الترجمة. كما أن إثبات الملكية سيساعد في بناء قاعدة معرفية داخلية حول عملية الترجمة، مما يضمن قدرًا أكبر من الاتساق والكفاءة مع مرور الوقت في كيفية إنجاز مشاريع الترجمة الخاصة بالشركة.
٤. قرر ما إذا كنت تريد أن يكون لديك عملية تخطيط مركزية أو لامركزية
تفضّل بعض الشركات أن يكون لديها عملية تخطيط لامركزية، على سبيل المثال: إذا احتاج قسم المبيعات إلى ترجمة شيء ما، فإن قسم المبيعات هو المسؤول عن شراء الترجمة. وكذلك إذما كان قسم الهندسة يحتاج إلى ترجمة شيء ما؛ فإن قسم الهندسة هو المسؤول عن شراء الترجمة بنفسه. وغالبًا ما تعمل هذه الطريقة بشكل فعال جدًا، خاصةً إذا كانت هذه الأقسام لديها احتياجات ترجمة عرضية فقط. أما إذا كان لدى شركتك احتياجات أو مستندات دورية تحتاج للمراجعة بشكل دوري، مثل أدلة المستخدم أو كتيبات المنتج فقد تتناسب معه عملية التخطيط المركزية بشكل أفضل من حيث الميزانية والتحكم في مراجعة المستندات. وهذا يعني وجود قسم معين مسؤول عن جميع احتياجات الترجمة داخل الشركة.
وتُعد أقسام التسويق والمبيعات وتطوير المنتجات أحد المرشحين الجيدين للعمل على متطلبات الترجمة و كمركز قيادة وتحكم.
٥. خطِّط وخذ قيود الميزانية بعين الاعتبار
يمكن أن يكلِّف الحصول على خدمات الترجمة مئات إلى عدة آلاف الدولارات لكل مستند. ويعتمد ذلك على طول ومدى تعقيد المستند المراد ترجمته، وكذلك عدد اللغات التي ينبغي الترجمة إليها وغيرها من العوامل المختلفة الأخرى. لذا، خذ بعين الاعتبار الأقسام التي تملك ميزانية تغطي هذه الاحتياجات. قد تكون الإدارة أو شركة الاتصالات مناسبة بشكل طبيعي للعمل كمركز أساسي لاحتياجات الترجمة لشركتك، ولكن نظرًا لأن هذه الوظائف لا تدر عائدات، قد لا يكون لديهم ميزانية كافية للقيام بالترجمة. من ناحية أخرى، من المرجح أن يكون لقسم المبيعات أو الهندسة أو التسويق موارد أكثر.
فكِّر في هذه الحقائق وفرِّق بين من يدير عملية تخطيط الترجمة وبين من ينفق من أجل الحصول عليها – واحصل على اتفاق مقدم.
٦. قم بدمج عمليات التخطيط الداخلي لخدمات الترجمة في شركتك مع عمليات مراقبة المستندات الداخلية الأخرى
بمجرد إنشاء عملية تخطيط داخلية لخدمات الترجمة، ستحتاج إلى دمجها مع أي عمليات مراقبة للمستندات الأخرى الموجودة مسبقًا في الشركة. افترض أن فريق المبيعات هو المسؤول عن ترجمة أي شيء يحتاجه بنفسه، وأنهم سيحضرون أول معرض تجاري لهم في الصين. لذا، سيحصلون على كتيب للمنتج مترجم إلى اللغة الصينية. ولكن إذا كان قسم المبيعات لا يعرف أن قسم التسويق سيقوم بتحديث الكتيب بمعلومات جديدة ، فإن النتيجة هي أن قسم المبيعات سيقومون بترجمة الكتيب القديم للمنتج. لذا، فإنه من المهم التأكد من أن كل قسم على درايه بما يفعله القسم الآخر في الشركة، وإلا سيتم اضاعة الوقت والموارد من خلال الاضطرار إلى ترجمة نفس المستند عدة مرات.
٧. اعقد شراكة مع بائع خدمات ترجمة ذو خبرة وسمعة طيبة
لاتقتصر شركات خدمات الترجمة الجيدة على تقديم خدمات ترجمة عالية الجودة فحسب، بل ستقوم بمساعدتك ومساعدة شركتك في فرز الخيارات وإنشاء عملية تخطيط تتناسب مع الشركة. بعد عدة مشاريع، يجب أن يكون بائع خدمات الترجمة قادر على تحديد الأنماط المتعلقة باحتياجات الترجمة الخاصة بك. بناءً على ذلك، سيكون في وضع يمكّنه من تقديم نصائح لك حول نقاط محددة يجب القيام بها في شركتك؛ من أجل توفير الوقت والمال في مشاريع الترجمة المستقبلية والقادمة. ولا تتردد في طلب التوجيه الذي تحتاجه.
قد يكون إعداد عملية التخطيط الداخلي لخدمات الترجمة أمرًا مقلقًا بعض الشيء. ولكن باتباع الخطوات والنصائح المقدمة لكم يمكنكم أن تكونوا مستعدين جيدًا وقادرين على تحريك شركتكم لمنحنى أفضل.
المصدر:
